Vu Ngoc Oanh Bạn muốn tập trung trong một số khoảnh khắc cách biệt với ồn ào bên ngoài, phương pháp Pomodoro có thể phù hợp với bạn. Mình biết về Pomodoro vào mùa dịch COVID-19 năm ngoái và áp dụng trong công việc và cuộc sống của mình. Tuy rằng quá trình mình áp dụng không được xuyên suốt, một phần do ngoại cảnh tác động, một phần do bản thân mình chưa tự sắp xếp làm việc theo Pomorodo một cách chỉn chu, phương pháp này cũng đem đến cho mình một số hiệu quả nhất định cải thiện tập trung và hoàn thành công việc công ty. Hãy cùng mình tìm hiểu thêm nhé.
Pomodoro là gì?
Phương pháp quả cà chua Pomodoro (Pomodoro Technique) được tạo ra để tập trung vào việc quản lý thời gian, giảm thiểu việc mất tập trung, nâng cao hiệu quả công việc. Phương pháp này lấy ý tưởng từ hình dáng của chiếc đồng hồ cà chua được Francesco Cirillo đã sử dụng trong quá trình theo dõi thời gian công việc khi là sinh viên đại học.
Tại sao nên sử dụng Pomodoro?
Trong quá trình làm việc, hẳn bạn sẽ mong muốn hoàn thành được công việc tốt trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể, và tránh các tình trạng quá sức hoặc căng thẳng. Và mình cũng vậy. Mình khá lười ấy nên mình luôn tìm cách hoàn thành công việc chỉn chu nhưng nhanh nhất để còn nghỉ ngơi, tận hưởng thời gian rảnh. Và Pomodoro đã giúp mình làm điều đó. Mình sẽ chia sẻ với bạn về một số điều nhận được khi áp dụng Pomodoro cùng với trải nghiệm của mình nhé.
Loại bỏ cảm giác mệt mỏi
Khi làm việc tại nhà mùa COVID, mình luôn có to-do-list hàng ngày nhưng thỉnh thoảng mình gặp phải chứng mệt mỏi khi phải quyết định làm gì trước làm gì sau (decision fatigue). Đôi lúc nếu họp hành và tập trung trong thời gian dài hơn 1-1,5 tiếng đồng hồ, não mình giảm khả năng nạp thêm thông tin và hiệu suất làm việc cũng giảm đi. Pomodoro giúp mình cải thiện vấn đề này, nhất là khi cần làm một khối lượng công việc lớn (mùa tổ chức sự kiện trong nước hoặc hỗ trợ sự kiện vùng trong cùng một khoảng thời gian ngắn) hoặc tập trung hơn trong các cuộc họp dài, nối tiếp nhau (2-3 tiếng).
Nâng cao nhận thức quyết định, tăng cường tập trung và quản lý sự xao nhãng
Với Pomodoro, mình có thể quản lí sự xao nhãng, tránh các thông báo từ điện thoại của mạng xã hội, các ứng dụng khác khi làm việc. Pomodoro có thể giúp mình tập trung hoàn thành các công việc công ty mùa COVID hoặc cho công việc content creator cho blog hiện tại. Cụ thể hơn, Pomodoro giúp mình tập trung cao độ để suy nghĩ ý tưởng, chiến lược mới cho ngành hàng sản phẩm, lên kế hoạch và nội dung cho các sự kiện và soạn thảo các tài liệu chuyên môn trong công việc. Mình còn có thể nhận thức về việc quyết định và lựa chọn công việc ưu tiên trong một chuỗi các công việc (hoàn thiện 20% công việc chính đem lại 80% hiệu quả trong 1 ngày trong một khoảng thời gian nhất định). Và hiện tại là công việc xây dựng nội dung cho blog Vũ Ngọc Oanh .
Ước lượng thời gian hoàn thành một việc, tăng động lực và duy trì làm việc
Tối đa hoá thời gian – hiệu quả công việc trong các Pomodoro nhằm tiết kiệm thời gian. Mình có thể quy ra số Pomodoro dành cho mỗi việc. Cuối ngày mình có thể xem lại “Hôm nay đã làm được bao nhiêu Pomodoro?” “Với công việc A mình có thể làm được trong bao nhiêu Pomodoro?”. Với các việc theo chuỗi, mình dần có thể ước tính, kiểm soát được khoảng thời gian hoàn thành của mỗi mục tiêu nhỏ. Ví dụ trong công việc của mình: Để làm báo cáo cho vùng SEA sau hội thảo, mình hoàn thành trong 3 Pomodoro. Và mình cảm nhận được niềm vui khi cuối ngày hoàn thành công việc năng suất, làm được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian hữu hạn, và mình có thêm niềm vui và động lực cho ngày tiếp theo.
Cân bằng cuộc sống
Buổi tối hay cuối tuần bạn sẽ có thêm thời gian dành thời gian cho bản thân và gia đình. Với mình là các thói quen nhỏ yêu thương bản thân: đọc sách, skin care, xem phim, chơi đàn, tán gẫu, đi chơi, …
Nguyên tắc của phương pháp Pomodoro
Khi cần thực hiện 1 công việc lớn theo chuỗi hoặc có nhiều nội dung, mình chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để làm trong một khoảng thời gian tập trung ngắn, xen giữa các khoảng làm việc ngắn 25 phút sẽ là những “khoảng nghỉ” ngắn 5 phút.
Các bước thực hiện Pomodoro
- Bước 1: Xem xét công việc cần làm.
- Bước 2: Cài đặt 1 Pomodoro = 25 phút cho mỗi việc. Bạn có thể tự canh thời gian trên đồng hồ hay dùng trợ giúp của app hoặc đồng hồ vật lý.
- Bước 3: Không multitasking, chỉ làm 1 việc duy nhất đã định với 100% thời gian của 1 Pomodoro. Nếu có ý tưởng thì ghi trên note của laptop/sổ và quay lại làm tiếp.
- Bước 4: Dừng công việc ngay khi hết thời gian và đánh dấu lại phần việc đã làm
- Bước 5: Tận hưởng nghỉ ngắn 5 phút (phần mình thích 😊)
- Bước 6: Sau 4 lần Pomodoro (2 giờ) thì nghỉ dài hơn từ 15-30 phút hoặc chuyển sang hoạt động khác (phần mình thích nhất 😊)
Và vào cuối ngày, mình sẽ:
- Tổng kết xem hôm nay hoàn thành đựợc bao nhiêu Pomodoro.
- So sánh Pomodoro đã dùng so với mục tiêu đề ra ban đầu.
- Tìm hiểu lí do không tương xứng.
- Rút ra bài học áp dụng cho nhiệm vụ sau.
Sau một khoảng thời gian áp dụng, có thể bạn sẽ kinh ngạc về sự tập trung và mạnh mẽ làm việc của bản thân đó. Mình cũng vậy.
Các công cụ hỗ trợ phương pháp Pomodoro
Đồng hồ thông minh (smart watch)
Một số đồng hồ thông minh hiện nay có bao gồm chức năng Timer để hẹn giờ. Khi làm việc tại nhà và hạn chế sử dụng điện thoại, mình đã tận dụng chức năng Timer trên Apple Watch với mỗi 30 – 60 phút (1-2 Pomodoro) cho hoạt động hay công việc cần làm. Bạn có thể đeo đồng hồ và chốt thời gian cho tất cả hoạt động cần sự tập trung của bản thân. Ưu điểm là bạn không cần nhìn vào màn hình điện thoại, đồng hồ đếm giờ chính xác, thuận tiện mang theo người kể cả khi di chuyển. Tuy nhiên việc đầu tư một chiếc đồng hồ thông minh tuỳ thuộc vào tình hình kinh tế của bạn.
Ứng dụng điện thoại (moblie app)
Hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ phương pháp Pomodoro với các màu nền khác nhau. Bạn có thể tìm hiểu trên App Store của Apple hoặc CH Play của Android. Sau khi tìm hiểu qua về tâm lí học màu sắc, để hạn chế cảm giác nặng nề và căng thẳng khi tập trung với các ứng dụng có màu nền đỏ hoặc đen, gần đây mình đã tìm được hai ứng dụng phù hợp mà bạn có thể tham khảo, là Forest và Nox Ocean.
- Forest (Slogan: Stay focused, be present!): ứng dụng tập trung và trồng cây. Giao diện chủ yếu màu xanh lá, tạo cảm giác sáng tạo và có sức sống. Thông qua hình thức trồng cây, Forest giúp người dùng tập trung vào công việc, học tập, và trồng nên các cây của riêng mình. Đây là app có trả phí, tuy nhiên mức phí rất rẻ so với lợi ích đem lại và phù hợp với bạn.
- Nox Ocean (Slogan: Cherish every moment!): ứng dụng với màu xanh nước biển và cũng là ứng dụng mình đang sử dụng. Chắc một phần do mình thích đi du lịch biển ăn hải sản nên mình chọn ứng dụng này. 😀 Thông qua hình thức chơi game, xây dựng những tòa nhà xinh xắn dưới đáy biển, Nox Ocean giúp mình tăng hiệu quả học tập và làm việc một cách nhẹ nhàng, không căng thẳng gò bó. Ngoài ra, mình có thể tham gia phòng tự học online với nhiều người dùng và lựa chọn từng chế độ tập trung cho bản thân bao gồm: Normal focus, Deep focus, Extreme focus. Hiện tại mình đang sử dụng bản miễn phí để theo dõi sự tập trung. Nếu bạn muốn có thêm các dữ liệu phân tích nhiều hơn, bạn có thể cập nhật thêm phần trả phí để có nhiều trải nghiệm hơn.
Ưu điểm của sử dụng ứng dụng điện thoại là đa số miễn phí, dễ tiếp cận và tải xuống, nhiều chức năng và số liệu phân tích giúp bạn có thể xem lại các quá trình tập trung của bản thân cho phù hợp. Tuy vậy, để sử dụng ứng dụng bạn cần có một chiếc smart phone và cần điều chỉnh bản thân không nhìn vào điện thoại trong quá trình tập trung nhé.
Đồng hồ vật lí quả cà chua
Đây là thiết bị ban đầu mô tả phương pháp Pomodoro. Nếu bạn ưa thích đồ vật nhỏ xinh và trang trí góc làm việc, bạn có thể đầu tư một chiếc đồng hồ cà chua này. Ưu điểm là gọn nhẹ, bắt mắt. Mình thấy khá thích thú khi thầy giáo piano đã sử dụng đồng hồ này cho mỗi 25 phút tập đàn cho mình. Tuy vậy, nếu bạn cần không gian cực kì im lặng hoặc không thể tập trung với tiếng “tích tắc” của đồng hồ như mình, bạn nên cân nhắc công cụ khác nhé.
Cách giải quyết khi bị làm phiền đang trong Pomodoro ?
Đây là điều không thể tránh khỏi khi mình có việc đột xuất, công việc hàng ngày chồng chéo, hoặc công việc của mình gồm nhiều dự án, cần liên hệ giữa các phòng ban, lịch họp và làm việc dày đặc. Một số cách mình áp dụng bao gồm:
- Thông báo với đồng nghiệp biết khi họ liên hệ và thiết lập trạng thái “do not disturb” trên team chatting/ outlook status. Ví dụ: “Em đang training cho các bạn nhân viên viên mới về sản phẩm và bệnh học.”
- Thương lượng với đồng nghiệp về khoảng thời gian và deadline bạn hoàn thành công việc hiện tại. Ví dụ: “Anh/ chị chờ em khoảng 1 tiếng nữa sẽ xong.”
- Ghi chú lại trong kế hoạch follow – up (sổ, giấy ghi chú).
- Quay lại thảo luận tiếp với vấn đề của đồng nghiệp sau khi kết thúc Pomodoro và hoàn thành xong việc của bản thân.
Đối tượng sử dụng phù hợp?
Pomodoro phù hợp với các công việc có tính tập trung cao như nhân viên văn phòng, nhà quản lí, thiết kế hay đang làm việc trong lĩnh vực sáng tạo: người viết sách, biên tập viên, kỹ sư IT, viết kịch bản, phóng sự, nhà báo, giáo viên, sinh viên và ngay cả các bậc phụ huynh để hỗ trợ con cái. Với các công việc như bán hàng, hay cần di chuyển nhiều, mình cảm nhận Poromodo ít ứng dụng được nhiều hơn. Tuy vậy nếu như bạn có khối lượng công việc nhiều, cần quyết định và tập trung giải quyết, bạn vẫn có thể thử xem có phù hợp hay không nhé.
Một số ví dụ về ứng dụng Pomodoro trong cuộc sống
Với mỗi phương pháp, mình hay tự đặt câu hỏi: “Vậy xung quanh mình còn có điều gì ứng dụng Pomodoro nữa hay không?” Và chậm lại quan sát chút xíu, mình có thể thấy:
- Các trung tâm ngoại ngữ thiết lập lớp học online 1:1 với thời gian 25 phút mỗi lớp
- Cuộc họp ngắn 1:1, kéo dài 25 phút giữa quản lí – nhân viên hoặc các cấp quản lí nhằm cập nhật tiến độ công việc
- Với các hội nghị hội thảo, mỗi bài báo cáo thường kéo dài không quá 30 phút , tránh làm nguời nghe xao nhãng
- Các cuộc họp của công ty kéo dài trên 4 tiếng có khoảng nghỉ (break out) ngắn và dài, xen kẽ hoạt động thể dục giữa các phiên để cải thiện sự tập trung cho nhân viên
- Phụ huynh quản lí thời gian chơi, học, xem ti vi hiệu quả cho các bé mỗi 25 phút.
Và nếu như có nhiều điều nữa mà bạn quan sát thấy, hãy chia sẻ mình biết với nhen.
Bài viết trên chỉ là những quan điểm cá nhân của mình, với những ví dụ từ thực tế mà mình đã thực hiện và quan sát được. Và mỗi người có mức giới hạn số Pomodoro trong ngày khác nhau, nên bạn hãy lắng nghe cơ thể mình nhé, không nên quá sức ảnh hưởng sức khoẻ. Việc sử dụng Pomodoro lúc đầu có thể khó khăn do bản thân chưa thiết lập được thói quen với việc quản lí tối ưu thời gian. Mình cũng vẫn đang áp dụng và cải thiện hàng ngày. Tuy vậy mình nghĩ hiệu quả sẽ đến khi ta cố gắng, kiên trì và nỗ lực nhỉ. Mình hi vọng mình và bạn sẽ cùng làm được điều đó. Chúc bạn thành công nhé.
Nguồn tham khảo:
Color Psychology: How Color Meanings Affect You & Your Brand (oberlo.com)
Pomodoro Technique vs. Deep Work: Which Is Right For You? (inspiringleadershipnow.com)
————————————————————————————————————————————————————
Nếu bài viết này hữu ích với bạn, có thể cũng sẽ hữu ích với người khác.
Hãy chia sẻ và ủng hộ cho blog Vũ Ngọc Oanh để giúp blog duy trì phi lợi nhuận bạn nhé.
Stay positive, be present!
Ngọc Oanh
