Vu Ngoc Oanh Một trong các kĩ năng mình học được sau khi ra trường và làm việc cho công ty đa quốc gia (MNCs) là kĩ năng thiết lập mục tiêu. Mỗi nhân viên cần xác định, hoàn thành mục tiêu các công việc và phát triển bản thân trong mỗi năm. Các mục tiêu này được phân chia, ghi nhận và đánh giá qua chỉ số đánh giá hiệu quả công việc KPIs (Key Performance Indicators) tại phòng ban, đội nhóm và ghi nhận trên hệ thống vào cuối năm.
Theo mình tìm hiểu, có rất nhiều mô hình thiết lập mục tiêu như SMART, PURE, CLEAR, EXACT, … Các mô hình này khác biệt và được mỗi công ty sử dụng tuỳ vào mục đích muốn hướng tới. Giữa chúng có thể có một chút tương đồng ở vài yếu tố. Với công việc và trải nghiệm của mình từ khi ra trường, mô hình SMART được sử dụng xuyên suốt, phổ biến, và bản thân mình được tiếp xúc nhiều nhất trong công việc.
Đây cũng là mô hình xây dựng mục tiêu hiệu quả trong cuộc sống, kinh doanh, marketing với tính ứng dụng cao. Với mình, mô hình này được sử dụng mỗi đầu năm cho những mục tiêu trong công việc như trình dược viên, chuyên viên thông tin y khoa (MSL) hay hiện tại là các thói quen nhỏ trong cuộc sống. Bạn cùng mình tìm hiểu thêm về cách thiết lập mục tiêu thông minh theo mô hình SMART tại bài viết này nhen.
Sơ lược mô hình SMART
Mô hình SMART được biết đến lần đầu từ khái niệm của George T. Doran với ấn phẩm đăng tải trên Management Review tháng 11 năm 1981.
Từ đó , Giáo sư Robert S. Rubin (Đại học Saint Louis) viết về mô SMART trong một bài báo cho Hiệp hội Tâm lý học Tổ chức và Công nghiệp (The Society for Industrial and Organizational Psychology).
Mô hình SMART cũng được sử dụng nhiều tại các công ty, tập đoàn lớn và bao gồm trong các chương trình huấn luyện cho nhân viên. Doanh nhân Paul J. Meyer cũng mô tả những đặc điểm của mục tiêu SMART trong quyển sách “Attitude Is Everything: If You Want to Succeed Above and Beyond” nhằm mở rộng các định nghĩa và cách tạo lập, phát triển và đạt được các mục tiêu cá nhân.
Định nghĩa và nguyên tắc mô hình SMART
Để tìm hiểu sâu và rõ ràng hơn, mình sẽ phân tích các thành phần và nguyên tắc thiết lập mục tiêu SMART cụ thể hơn tại phần này. Tuỳ vào mục đích sử dụng hay truyền tải cho nhân viên, mỗi công ty, phòng ban hay cá nhân sử dụng các từ ngữ khác nhau cho mỗi từ viết tắt. Tuy vậy, nhìn chung mục tiêu SMART bao gồm năm yếu tố cấu thành chính với ý nghĩa các khái niệm tương tự nhau như bên dưới.
Specific (Tính cụ thể)
Yếu tố đầu tiên là việc đặt mục tiêu một cách cụ thể và dễ nắm bắt. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc làm cho mục tiêu chi tiết hơn, dễ hình dung hơn. Việc tránh những mục tiêu chung chung hoặc quá xa so với năng lực hay tầm với sẽ tạo động lực cùng một “sức rướn” vừa đủ, từ có thể tạo nên kế hoạch hành động (action plan) để hoàn thành trong tương lai.
Bộ câu hỏi 5W có thể được sử dụng để giúp chi tiết hoá mục tiêu cho mỗi mục tiêu, cụ thể là:
- Who: Ai thực hiện mục tiêu?
- What: Tôi muốn làm điều gì?
- Where: Mục tiêu này đạt được ở đâu?
- When: Khi nào thì hoàn thành mục tiêu?
- Why: Tại sao muốn hoàn thành mục tiêu?
Thông thường mình hay bao gồm các con số hay tỉ lệ trong mục tiêu đặt ra để tăng sự cụ thể cho mục tiêu của bản thân. Bạn có thể xem ví dụ đọc sách của mình nhé
- Who: Tôi
- What: Đọc 3 cuốn sách với 3 chủ đề khác trong 1 tháng
- Where: tại nhà
- When: buổi sáng trước khi làm việc hoặc tối trước khi đi ngủ
- Why: học hỏi kiến thức mới, luyện tập thiền đọc
Measurable (Có thể đo lường được)
Tiêu chí này cần có để đo lường tiến độ của mục tiêu đặt ra, đảm bảo rằng bạn vẫn đang trên đường hoàn thành chúng. Việc quy đổi ra một con số hoặc hệ thống đo lường sẽ giúp mỗi cá nhân theo dõi mục tiêu nhẹ nhàng và dễ dàng hơn. Các câu hỏi bạn có thể sử dụng bao gồm:
- Bao nhiêu là đủ?
- Chỉ số hoàn thành cho mỗi giai đoạn là gì?
- Làm sao tôi biết là tôi đã đạt tới mục tiêu?
Ví dụ: Với 1 cuốn sách 200 trang trong 1 tuần, mỗi ngày mình cần đọc 30 trang. Thời gian dành cho đọc và ghi chú là 1 tiếng/ ngày.
Actionable hoặc Achievable hoặc Attainable (Tính khả thi, Có thể thực hiện được)
Mục tiêu có thể là động lực thúc đẩy, cũng có thể là áp lực lớn gây nên stress. Việc đặt mục tiêu cần có tính khả thi và nằm trong khả năng hoàn thành của mỗi người.
Với bậc quản lí trở lên, việc xem xét tính khả thi này còn giúp họ đánh giá được trình độ và khả năng làm việc của nhân viên, từ đó có kế hoạch khai thác tiềm lực hoặc mở rộng phát triển năng lực cho nhân viên.
Thực tế khi đi làm, đôi khi mình cũng đặt một vài mục tiêu cao hơn sức rướn của bản thân một chút. Tuy vậy, đi kèm theo đó mình thường sẽ cần thêm các nguồn hỗ trợ từ sếp và đồng nghiệp trong công việc hoặc chia nhỏ các mục tiêu ra để tránh “ngợp”. Việc đạt từng chút những mục tiêu nhỏ hơn giúp mình có tự tin hơn khi vượt qua giới hạn bản thân và duy trì mục tiêu với thời gian lâu hơn.
Các câu hỏi mình hay sử dụng trong phần này bao gồm:
- Trước đây đã ai làm chưa?
- Có thành công hay không?
- Mình có nguồn lực nào hỗ trợ cho mục tiêu này không?
- Nếu không mình nhờ hỗ trợ từ ai?
Ví dụ:
- Phát triển speaker bậc quốc gia (national) thành speaker khu vực Đông Nam Á cho sản phẩm mới. Các câu trả lời bao gồm: trước đó nhánh sản phẩm chưa thực hiện được, nếu làm được sẽ tạo cơ hội cho sản phẩm phát triển hơn. Nguồn lực từ MSL và Medical Team (hỗ trợ về chuyên môn, thủ tục trong nước, liên hệ báo cáo viên,…), danh sách speakers có tiềm năng trong nước, và nhờ hỗ trợ nguồn lực chi phí từ vùng. Tính khả thi vẫn thực hiện được và công ty đã hoàn thành được mục tiêu đề ra.
- Đọc sách: khả thi với 1 tiếng đọc buổi sáng hoặc tối
Relevant hoặc Realistic (Tính liên quan hoặc tính thực tế)
Trong khoảng tiếp cận và trải nghiệm của mình, mình thường gặp từ Realistic (Tính thực tế) hơn. Tuy vậy, ý nghĩa của hai cụm từ này đều chỉ ra sự liên quan đến tình hình thực tế hiện có.
Bạn có thể thấy dễ hiểu hơn khi nghĩ rằng mục tiêu của một nhân viên thì cần liên quan đến công việc/ lĩnh vực người đó phụ trách; mục tiêu tăng doanh thu mỗi sản phẩm thì cần liên quan đến mục tiêu phát triển của công ty; hay ngay cả mục tiêu phát triển cá nhân (tài chính, kĩ năng, sức khoẻ … ) thì cần liên quan đến yêu cầu công việc, sở thích hoặc cuộc sống của bạn. Ngoài ra, mục tiêu cần sát với nguồn lực hiện có của bạn hoặc công ty (ngân sách, chiến lược chính, nhân sự phụ trách,…)
Thông thường mình cũng hay tự hỏi bản thân rằng:
- Đây có phải là thời điểm đúng để thực hiện không?
- Mục tiêu này có phù hợp nhu cầu hiện tại của mình không?
- Các điều kiện hiện tại của bản thân có thể đáp ứng mục tiêu này không?
Ví dụ: Mục tiêu đọc sách phù hợp với thực tế và nhu cầu học hỏi kiến thức mới, luyện tập thiền đọc của bản thân mình. Mình có khoản tiền mỗi tháng để chi trả cho sách. Mình có thể dành thời gian để đọc sách theo mục tiêu đã đề ra.
Timely hoặc Time – Bound (Thời gian đạt được)
Việc gia hạn hoặc ước tính thời gian cho mỗi mục tiêu và thời hạn hoàn thành cũng quan trọng không kém việc cụ thể hoá mục tiêu. Thời gian cho mỗi mục tiêu hay dự án công việc thường đa dạng khác nhau, ngắn hạn thì mỗi ngày mỗi tuần, nửa năm 1 năm, dài hạn thì 5 -10 năm.
Thiết lập deadline phù hợp giúp phân chia từng giai đoạn trong chiến lược dài hạn, phân loại thứ tự ưu tiên các công việc quan trọng cũng như tăng sự tập trung trong việc giải quyết công việc nhỏ theo tiến trình mỗi ngày, tuần, tháng, quý, năm.
Hơn nữa, việc thiết lập thời gian giúp mình hạn chế tính trì hoãn khá tốt. Mình thích có một khoảng thời gian rảnh và tự do, vậy nên việc hoàn thành các công việc trước đó với thời gian cụ thể giúp mình vừa làm tốt công việc trong khoảng thời gian ngắn, sau đó sẽ có những thời gian cho riêng bản thân với sở thích cá nhân. Cách này còn giúp mình trải công việc ra từng ngày, tránh đi một phần stress khi đến deadline mà việc dồn quá nhiều. Điều này cho mình sự cân bằng nhất định trong cuộc sống.
Các câu hỏi mình thường dùng là:
- Thời gian cho mục tiêu này là bao lâu?
- Hôm nay có thể làm được gì?
- Tháng này, quý này có thể làm thêm được gì?
Lợi ích của mô hình SMART
Không phải ngẫu nhiên mô hình này được áp dụng phổ biến trong các công ty, đặc biệt liên quan đến các công việc kinh doanh, dịch vụ, quảng bá và truyền thông. Mục tiêu SMART đem lại nhiều lợi ích cho các nhà quản lí doanh nghiệp trong việc quản lí nhân sự, tài chính (lợi nhuận, chi phí) hoặc ngay cả giúp ích cho từng cá nhân trong mục tiêu phát triển bản thân và công việc.
Liệt kê tại phần này là những điều mình quan sát và cảm nhận được trong quá trình làm việc của mình khi sử dụng mô hình SMART.
Mình có thể:
- Định hướng rõ lộ trình làm việc với các đầu công việc nhỏ hơn chia theo ngày, giúp tối ưu kết quả đạt được trong thời gian hợp lí theo đúng trọng tâm yêu cầu của công ty và hướng phát triển của bản thân
- Định hướng ý tưởng và phát triển kế hoạch hành động cụ thể theo từng mục tiêu nhỏ, ngắn hạn cho các nhánh sản phẩm mình phụ trách, từ đó tạo nên kế hoạch dài hạn cho sản phẩm trên thị trường
- Là công cụ giúp nhà quản lí theo dõi hiệu quả công việc, kĩ năng đã có hoặc cần trau dồi thêm và tạo điều kiện phát triển cho nhân viên. Ví dụ như mình và sếp có thể theo dõi mục tiêu tăng doanh số bán hàng, mục tiêu tăng tiếp cận về kiến thức cho nhân viên y tế về thuốc mới hay mục tiêu phát triển kĩ năng trong công việc. Danh sách các mục tiêu được kiểm tra mỗi tháng, quý nhằm theo dõi tiến độ và cập nhật các thay đổi cho phù hợp tình hình công việc. Trong trường hợp cần thiết, mình có thể được hỗ trợ thêm các nguồn lực (về chi phí, tài liệu), các khoá training, hoặc cơ hội tham gia hỗ trợ chương trình bên vùng.
- Khu trú các đầu việc, hạn chế tính trì hoãn và thời gian lãng phí cho các công việc không hiệu quả, tập trung vào việc đạt kết quả và theo sát lộ trình ngắn để đạt mục tiêu.
- Tạo động lực cho cá nhân/ nhân viên khi mục tiêu phù hợp với khả năng hiện có. Khi hoàn thành một công việc (dù lớn hay nhỏ), mình sẽ có động lực thúc đẩy hoàn thành các công việc khác, giảm bớt sự căng thẳng, lo lắng và tình trạng không muốn làm việc khi có quá nhiều việc để làm. Tăng hiệu suất khi sử dụng mục tiêu SMART đóng vai trò quan trọng giúp mình đạt được kết quả làm việc tốt hoặc sự phát triển của bản thân mình, nhánh sản phẩm mình phụ trách và sự phát triển của công ty.
Trải nghiệm của bản thân
Mục tiêu cho công việc
Mở rộng thị phần (market share) cho sản phẩm A
- S – Specific (Tính cụ thể): Hiện tại market share của sản phẩm A tại địa bàn phụ trách là 45%, tôi muốn tăng market share sản phẩm A cao hơn so với đối thủ cạnh tranh
- M – Measurable (Tính đo lường): Tôi muốn mở rộng thị phần sản phẩm lên mức 51% thị trường (leader) đến cuối năm. Để đạt được mức này tôi cần tăng doanh số bán hàng 200 triệu tại địa bàn này so với mức doanh số cũ trong mỗi nửa năm. Mỗi tháng cần tăng 33 triệu và 3% thị phần trong nửa năm đầu.
- A – Achievable (Tính khả thi): Với năng lực cạnh tranh và tài chính cho các hoạt động truyền thông và sinh hoạt khoa học y khoa, 51% market share có thể đạt được, tập trung vào phòng ban B,C,D và nhóm khách hàng B’, C’, D’
- R – Realistic (Tính thực tế): Nhằm tăng tiếp cận của nhân viên y tế tới thuốc A, gia tăng ảnh hưởng của công ty và thị phần sản phẩm trên thị trường
- T – Timely (Thời gian): Mục tiêu cần hoàn thành xong trước 30/06/2022. Theo dõi doanh số và thị phần mỗi quý tại địa bàn (tháng 3,6)
Nâng cao hiệu suất làm việc của MSL
- S – Specific (Tính cụ thể): Do ảnh hưởng dịch COVID và nghỉ Tết, tôi chưa đạt KPI của tháng 2. Mục tiêu là đạt KPI trong tháng 3 về số tương tác với khách hàng, hoạt động khoa học, và training nội bộ.
- M – Measurable (Tính đo lường): Tôi phải tương tác được 3-5 khách hàng trên ngày, 1 tuần thu thập được 03 insight của khách hàng, ưu tiên 05 việc có khối lượng cao trong ngày, hiệu suất đạt được tối thiểu 90%.
- A – Achievable (Tính khả thi): Với năng lực và kĩ năng của bản thân, tôi cần dành 5% thời gian lên kế hoạch, 50% thời gian cho công việc, 30% thời gian để gặp khách hàng,… Mục tiêu này có thể đạt được
- R – Realistic (Tính thực tế): cải thiện kỹ năng liên quan đến làm việc, quản lý thời gian tốt hơn, hỗ trợ khách hàng và nội bộ công ty về kiến thức y khoa cần thiết.
- T – Timely (Thời gian): Đạt KPI tiêu chuẩn của tháng 3 và bù cho KPI tháng 2
Trải nghiệm không thể kể hết vì mình ứng dụng mục tiêu SMART trong nhiều khía cạnh cuộc sống. Tóm lại, dù mối quan tâm của bạn có thể ưu tiên hơn về sự nghiệp, hay thói quen hàng ngày, phát triển bản thân, hay sức khoẻ, vv.. việc lập ra mục tiêu giống như một chiếc kim chỉ nam giúp bạn hoàn thành và tận hưởng sự hạnh phúc của việc đạt được điều bạn mong muốn.
Kết bài với một câu nói “Stay focused, go after your dreams and keep moving toward your goals.” – LL Cool J. Chúc bạn đạt được những mục tiêu và ước mơ của bản thân nhé!
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của mình!
Stay positive, be present!
Oanh
Nguồn tham khảo
Nếu các bạn có góp ý cho bài viết thì comment bên dưới hoặc Facebook Page của blog nhé. Mình luôn ghi nhận và trân trọng các góp ý chân thành từ bạn để phát triển blog tốt hơn.
—————————————————————————————————————–
Nếu bài viết này hữu ích với bạn, có thể cũng sẽ hữu ích với người khác.
Hãy chia sẻ và ủng hộ cho blog Vũ Ngọc Oanh để giúp blog duy trì phi lợi nhuận bạn nhé.
Disclaimer: Thông tin trên bài viết chỉ là những chia sẻ dựa trên cảm nhận và trải nghiệm và hiểu biết của cá nhân, không đại diện cho bất kì tổ chức nào. Nếu bạn có đăng lại bài, vui lòng dẫn nguồn tên mình và địa chỉ của blog.
