Vu Ngoc Oanh Xuất phát điểm với công việc tại công ty Dược, mình nhận thấy kĩ năng phỏng vấn nên được các bạn sinh viên chú ý tìm hiểu ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Kĩ năng này không chỉ áp dụng cho bạn khi tìm việc ở môi trường công ty, mà còn ngay cả các nhà máy, xí nghiệp hay môi trường bệnh viện, tổ chức phi chính phủ,… bất kì khi nào bạn muốn xin việc cho bản thân. Việc chuẩn bị là vô cùng quan trọng vì đôi lúc chúng chiếm tỉ lệ lớn thời gian trong kế hoạch và đóng góp nhiều nhất vào khả năng thành công của việc bạn làm.
Hồi ấy còn học đại học, thực sự bản thân mình không hề biết cần phải tìm hiểu và cũng không biết tìm hiểu ở đâu về định hướng nghề nghiệp, chuẩn bị gì khi phỏng vấn, … Khi là sinh viên năm cuối, mình đã có cơ hội tham dự một buổi coffee talk nhỏ từ một nhóm các anh chị đã ra trường, chia sẻ về những chuẩn bị trước khi đi phỏng vấn, cách trả lời phỏng vấn và công việc cụ thể của trình dược viên (công việc mình chọn lúc bấy giờ). Hiện tại có lẽ buổi chia sẻ ấy không còn duy trì nữa.
Với mình, sau khi đi làm, đã phỏng vấn khá khá một số vị trí với các nhánh phát triển khác nhau (sale, marketing, medical) và cũng đã chuyển công việc 1 lần, mình mong muốn liệt kê lại những trải nghiệm tới bạn đọc blog của mình.
Bài viết này không khu trú vào vị trí nào cụ thể, chỉ là những gợi ý chung để bạn có thể làm check list trước phỏng vấn. Như ngày xưa ông cha ta có câu “Biết địch biết ta, trăm trận trăm thắng”. Dù mình không đảm bảo bạn sẽ 100% đậu phỏng vấn sau khi đọc bài viết của mình, mình mong muốn những trải nghiệm này sẽ giúp bạn chủ động, giữ được bình tĩnh và có phong độ tốt nhất cho buổi phỏng vấn của bản thân nhé. À, nếu bạn đậu thì bạn hãy tin là mình sẽ là người vui hơn bạn đó vì mình có thể được góp chút công sức bé bỏng vào thành công to của bạn.
Nào cùng mình xem hết 1 lượt nhé. 😀
Tìm hiểu kĩ các thông tin
Để phỏng vấn vào vị trí thuộc một công ty, việc dành thời gian tìm hiểu những thông tin liên quan là điều cần thiết và quan trọng. Chủ động tìm hiểu các thông tin cho mình một sự tự tin nhất định, đỡ căng thẳng khi tham gia các vòng phỏng vấn. Bạn cần đảm bảo bạn nắm rõ một số thông tin cơ bản như bên dưới
Thông tin công ty
- Nguồn gốc, lịch sử phát triển của công ty
- Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của công ty
- Nhóm khách hàng chính của công ty hoặc nhánh sản phẩm
- Những tin tức cập nhật/ đánh giá tích cực của các bên thứ 3 liên quan đến công ty như xếp hạng thị trường, tiềm năng tương lai của sản phẩm bạn sẽ phụ trách hoặc sản phẩm chủ lực của công ty,…
- “Phong cách” hay “văn hoá” của công ty: mỗi công ty có một phong cách doanh nghiệp khác nhau. Bạn nên thể hiện mình phù hợp với 1 phần phong cách ấy, tất nhiên phải dựa vào những phong cách vốn có của bạn nha. Ví dụ phong cách nghiêm túc, nhẹ nhàng hay năng động, cần thể hiện,…
Thông tin công việc
- Hình thức phỏng vấn của từng vòng. Tuỳ vào mức độ yêu cầu của từng vòng và các vị trí, các hình thức cũng đa dạng hơn. Cơ bản là chào hỏi, giới thiệu, tình huống, kinh nghiệm. Ngoài ra, trải nghiệm của mình còn bao gồm lập kế hoạch địa bàn, lên chiến lược, đọc dịch và soạn tài liệu song ngữ, báo cáo y khoa cho thử nghiệm lâm sàng,… Tuỳ vào vị trí, người tuyển dụng sẽ sử dụng một phần trong nhiều hình thức khác nhau. Bạn có thể hỏi rõ khi hẹn phỏng vấn để có sự chuẩn bị tốt hơn.
- Tìm hiểu và nghiên cứu kĩ bản mô tả công việc (Job Description) để có cái nhìn chung, hiểu rõ các nhiệm vụ của công việc và yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Mình thường xem xét, đối chiếu lại với những nhiệm vụ, thành tích, kĩ năng của công việc trước có liên quan. Điều này giúp mình ghi nhớ lâu hơn, và xem xét tính phù hợp của công việc với những kĩ năng của mình, chủ động chuẩn bị các câu trả lời khó của nhà tuyển dụng với phần yêu cầu công việc mình chưa có nhiều kinh nghiệm.
Thông tin sản phẩm/dịch vụ
Mỗi công việc thường gắn với một danh mục sản phẩm hoặc các dịch vụ công ty cung cấp tới khách hàng khác nhau. Bên cạnh các thông tin chung, việc tìm hiểu sâu thông tin từng sản phẩm giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về thị trường và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng về sự đầu tư cho phỏng vấn của bản thân.
Với trải nghiệm của bản thân với các vị trí liên quan đến thuốc, các thông tin mình hay tìm hiểu bao gồm:
- Bệnh liên quan thuốc/ thiết bị (định nghĩa, triệu chứng, chẩn đoán,…)
- Thuốc/thiết bị (tên biệt dược, hoạt chất, chỉ định, chi phí, các thuốc khác trong cùng một nhóm điều trị bệnh – đối thủ cạnh tranh, market share, đánh giá của khách hàng, mức tăng trưởng,…)
- Porfolio sản phẩm chính (core products) và sản phẩm mới (new launching products)
- Các quy chế quy định có thể liên quan đến sản phẩm/dịch vụ (thầu, nghị định, thông tư,…)
- Các hình thức công ty quảng bá sản phẩm/dịch vụ, kênh phân phối, …
Nếu bạn hoặc người bạn quen biết đã từng trải nghiệm qua sản phẩm, hãy chuẩn bị những cảm nhận hay ấn tượng về chúng. Đây cũng là một điểm làm nên nét riêng của bạn khi phỏng vấn và cũng là cách mình hay áp dụng.
Thông tin nhà tuyển dụng
Danh sách những người bạn có thể gặp ở buổi phỏng vấn: nhân sự (HR), quản lý phòng bạn ứng tuyển (manager), CEO. Tìm hiểu trên website/ LinkedIn các thông tin có thể có về họ và chuẩn bị cho mỗi người ít nhất 01 câu hỏi mà bạn muốn hỏi cuối buổi phỏng vấn.
Bạn có thể đa dạng hoá việc tìm hiểu tất cả các loại thông tin này qua nhiều kênh khác nhau. Dành thời gian đọc thông tin google, website công ty, trang Facebook công ty, LinkedIn, Youtube, Blog,… tìm hiểu qua bạn bè, nhóm tuyển dụng để trang bị thông tin và xem cách mà công ty đó giao tiếp với khách hàng. Đây cũng là điều mình hay làm trước giờ nè. Mình cảm thấy bản thân tự tin hơn, có thể đặt những câu hỏi có chiều sâu hơn, và mình tin rằng nhà tuyển dụng cũng sẽ ghi nhận những điều này từ một ứng viên tin cậy với họ.
Chú ý về trang phục
Kĩ năng là phần không thể thiếu nhưng vẫn cần tìm hiểu mới thấy. Ngoại hình là động lực ban đầu để nhà tuyển dụng ấn tượng và tìm hiểu thêm về bạn 🙂
Khi đi phỏng vấn, mình cũng hay hỏi bản thân nên chuẩn bị gì để đủ gây ấn tượng và không quá lố.
Mình không có lời khuyên nào cụ thể về phong cách vì mình thấy trang phục tuỳ thuộc vào thế hệ và sở thích của từng cá nhân. Tuy vậy, trang phục trang nhã, gọn gàng và lịch sự vẫn nên được ưu tiên trong những ngày phỏng vấn. Đặc biệt trong các cuộc phỏng vấn online, khi bạn không thể gặp trực tiếp nhà tuyển dụng, ngoại hình là điều bạn cần ưu tiên để làm nổi bật bản thân qua màn hình máy tính.
Mình chuẩn bị phần này một cách thoải mái nhất có thể. Trang phục phẳng phiu, đầu tóc gọn gàng, trang điểm nhẹ, hương thơm cơ thể (nước hoa, viên ngậm thơm miệng, túi thơm…), túi/ balo sạch sẽ, giày dép phù hợp,… giúp mình yêu bản thân, thoải mái và tăng sự tự tin khi gặp nhà tuyển dụng. Với trang phục, mình chia hai nhóm chính: nghiêm túc với đồ tây và vest hoặc có thể công sở hay phá cách hơn ở các vị trí agency hay marketing. Bạn có thể xem thử nên sử dụng phong cách nào hợp với tình huống của bạn nhé.
Ghi chú rõ thời gian, địa điểm phỏng vấn
Tới đúng địa điểm và trước giờ phỏng vấn là một trong những điểm được đánh giá là tác phong làm việc chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng. Thông thường trước phỏng vấn một ngày, mình thường kiểm tra lại thời gian, địa điểm, lựa chọn cách thức và ước tính thời gian dư dả để di chuyển.
Bên cạnh đó, mình còn chuẩn bị trước tên và số điện thoại người liên hệ tại địa điểm tuyển dụng, đến sớm 10-15 phút, thông báo lễ tân có hẹn phỏng vấn, dành cho bản thân 5-10 phút kiểm tra lại trang phục, đổi chế độ điện thoại rung, thư giãn. Điều này giúp mình tránh sự cập rập, lo lắng trước khi bước vào các vòng phỏng vấn.
Tài liệu cần thiết đi kèm
Trong quá trình nộp hồ sơ xin việc, mặc dù nhà tuyển dụng đã nắm được một phần thông tin trong hồ sơ của bạn, ứng viên cũng nên tự chuẩn bị những tài liệu/ đồ dùng kèm theo để không bị động trước buổi phỏng vấn. Bạn có thể tham khảo check list của mình dưới đây nhé:
- 03 – 05 bản cứng lí lịch (Curriculum Vitae – CV) và thư xin việc (Cover Letter) nếu có. Mình thường in màu và kẹp sẵn vào bìa lá cứng để tránh nhăn giấy.
- Bản mô tả công việc (Job Description) để xem qua cho đỡ quên
- Bằng cấp, chứng chỉ liên quan công việc (nếu cần)
- 01 quyển sổ + bút
- Vật dụng cá nhân: kẹo ngậm, son, khăn giấy, giấy ghi chú nhỏ, …
Danh sách người giới thiệu
Trong một số buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin một vài người giới thiệu (reference) nhằm xác nhận lịch sử làm việc, thành tích cũng như phong cách làm việc của bạn.
Mình thường chuẩn bị một danh sách ít nhất 3 người với các thông tin về họ tên, chức vụ, nơi làm việc, số điện thoại, email trong trường hợp nhà tuyển dụng cần liên lạc. Họ có thể là quản lý trước đây, bạn đồng nghiệp, thầy cô giáo. Và mình cũng luôn liên hệ mọi người trước để thông báo, nhờ hỗ trợ và nhận được sự thoải mái khi giới thiệu mình trong công việc.
Các câu hỏi phỏng vấn
Trong phần này, mình chia ra thành hai phần, bao gồm
Câu hỏi của nhà tuyển dụng
Mỗi vị trí sẽ có các câu hỏi khác nhau, mình chỉ ghi lại những chuẩn bị chung cho phần này. Mình thường
- Tham khảo một vài nguồn câu phỏng vấn trên mạng (tiếng Việt và tiếng Anh cho các vị trí có yêu cầu về ngoại ngữ)
- Xem lại các kĩ năng, kinh nghiệm, thành tích của bản thân ghi trong CV và sự liên quan đến công việc trong buổi phỏng vấn để trả lời các câu hỏi liên quan.
- Note lại các ý sẽ triển khai, đưa vào con số cụ thể với những thành tích có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng (số lượng, chất lượng hoạt động, xếp hạng KPI, trình độ các kĩ năng, doanh số bán hàng, tăng trưởng bán hàng, …)
Câu hỏi của ứng viên
Đây là phần sẽ dùng cho lúc trao đổi cuối buổi phỏng vấn khi mình có câu hỏi với nhà tuyển dụng. Dựa trên các thông tin đã tìm hiểu từ trước, mình thường tập trung hỏi nhà tuyển dụng các câu liên quan đến
- Kĩ năng và phẩm chất nhà tuyển dụng mong muốn cho công việc/ vị trí mới
- Xu hướng phát triển của công ty/ ngành hàng sản phẩm
- Môi trường làm việc, nguồn lực và tiềm năng phát triển bản thân
Bên cạnh đó, chuẩn bị một vài câu nói nhằm để trì hoãn câu trả lời cũng là một cách giúp mình chủ động và kéo dài thời gian suy nghĩ hơn khi gặp một số câu hỏi “khó nhằn” khi phỏng vấn.
Luyện tập và luyện tập
Đối với mình, luyện tập đóng vai trò quan trọng nhất. Đây không phải là việc học thuộc những gì mình chuẩn bị, mà là tự quan sát bản thân khi giao tiếp và trả lời các câu hỏi.
Dù không thể lường trước được hết các tình huống xảy ra khi phỏng vấn, việc luyện tập nói trước gương, ghi âm lại lời nói (tiếng Anh), quan sát body-language, eye-contact hoặc nhờ bạn bè, người thân góp ý về bài trình bày, báo cáo, ngôn ngữ diễn đạt giúp mình nhận ra các lỗi nhỏ để chỉnh sửa trước khi phỏng vấn thật.
Dù mỗi bạn sẽ có quan điểm khác nhau, nhưng điều mình luôn chú ý khi luyện tập và khi tham gia phỏng vấn là sự thành thật. Nhà tuyển dụng thường sẽ xem xét xem tính cách của ứng viên có hợp với văn hóa công ty không, thái độ làm việc qua thái độ trả lời câu hỏi. Sự tự tin, thoải mái và tích cực khi giao tiếp sẽ cho tương tác hai chiều hiệu quả hơn giữa mình và nhà tuyển dụng.
Với phần luyện tập trả lời câu hỏi, mình thường sử dụng các cách sau:
- Quy tắc chẻ 3: Mỗi ý mình thường có 2-3 ý nhỏ để giải thích cụ thể hoặc bổ sung
- Quy tắc quá khứ – hiện tại – tương lai: mô tả bản thân, định hướng nghề nghiệp, vv
- Quy tắc STAR (Situation – Task – Action – Result): mô tả những hoạt động, thách thức hoặc thành tích mình đạt được trong công việc
Chuẩn bị tâm lý thoải mái và tự tin
Sau khi chuẩn bị xong những các câu hỏi cơ bản, xem lại những chi tiết trong CV của bản thân 1 lần nữa, mình thường tự thưởng cho bản thân một chút nhạc không lời để giảm căng thẳng hay một giấc ngủ ngon để tươi tỉnh hơn vào ngày hôm sau.
Bên cạnh đó mình cũng hay niệm thần chú “Cố lên Chiaki!” – câu nói mình luôn dùng để động viên bản thân, từ hồi cấp 3, thi đại học, học đại học, đi làm hoặc khi gặp khó khăn trong cuộc sống 🙂 “Không có gì để mất, chỉ có kinh nghiệm được tích luỹ.” hoặc “Never give up!” chẳng hạn :)) Bạn có thể thấy hơi sến súa nhưng mà nó giúp mình lên tinh thần nhiều lắm hihi 😀
Viết thư cảm ơn
Sau phỏng vấn mỗi vòng mình thường viết thư trả lời thể hiện sự quan tâm tới vị trí ứng tuyển và cảm ơn tới nhà tuyển dụng. Các hình thức bao gồm email, nhắn tin (nếu mình có số điện thoại), hỗ trợ tìm ứng viên cho bên tuyển dụng (head hunter, human resource) nếu bản thân mình không phù hợp.
Với các vị trí hồi âm khá lâu (7-10 ngày), mình thường chủ động liên hệ lại để trao đổi hay ghi nhận kết quả phỏng vấn.
Trên đây là một số chia sẻ nho nhỏ và chung nhất về sự chuẩn bị của mình cho các buổi phỏng vấn. Bản thân mình đã thử phỏng vấn nhiều lần ở các vị trí khác nhau và cũng nhận được những kinh nghiệm bổ ích. Mình cũng đã biết được sự khác nhau cơ bản về các yêu cầu và cách thức phỏng vấn tuỳ theo từng vị trí công việc đã thử.
Việc nhà tuyển dụng chọn ứng viên phù hợp còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố chủ quan và khách quan. Tuy vậy bạn có thể tăng tỉ lệ đậu với sự chuẩn bị kĩ càng từ bản thân. Dù mình hay bạn có thể không đậu trong những lần đầu phỏng vấn nhưng ta sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn và bình tĩnh hơn trong những lần sau ha.
Công cuộc đi làm của mình sẽ còn phỏng vấn nhiều lần nữa, hihi, mong rằng sẽ có thêm nhiều điều mới lạ để viết vào đây. Hi vọng bài viết giúp bạn thêm chút phần nào hoàn thiện bản thân, tự tin và chủ động hơn để nắm bắt các cơ hội mới nhé. Chúc bạn luôn thành công nhaa!
Cảm ơn bạn rất nhiều đã đọc bài viết của mình.
Stay positive, be present!
Oanh
Nếu các bạn có góp ý cho bài viết thì comment bên dưới hoặc Facebook Page của blog nhé. Mình luôn ghi nhận và trân trọng các góp ý chân thành từ bạn để phát triển blog tốt hơn.
—————————————————————————————————————–
Nếu bài viết này hữu ích với bạn, có thể cũng sẽ hữu ích với người khác.
Hãy chia sẻ và ủng hộ cho blog Vũ Ngọc Oanh để giúp blog duy trì phi lợi nhuận bạn nhé.
Disclaimer: Thông tin trên bài viết chỉ là những chia sẻ dựa trên cảm nhận và trải nghiệm và hiểu biết của cá nhân, không đại diện cho bất kì tổ chức nào. Nếu bạn có đăng lại bài, vui lòng dẫn nguồn tên mình và địa chỉ của blog.
